Работник уходит в отпуск: план действий

Дата публикации: 09.09.2011

Из этой статьи вы узнаете:
1. Какие документы необходимо подготовить при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.
2. Когда работодатель обязан перенести отпуск по просьбе работника.
3. Как исчислить отпускные, если расчетный период отработан не полностью.

Напомним некоторые правила. Ежегодные оплачиваемые отпуска продолжительностью 28 календарных дней предоставляются работникам с сохранением места работы и среднего заработка. Некоторым категориям лиц (например, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда) полагаются дополнительные оплачиваемые отпуска.

Продолжительность ежегодных оплачиваемых отпусков исчисляется в календарных днях. При этом нерабочие праздничные дни, приходящиеся на отпуск, исключаются.
По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск можно разделить на части, одна из которых должна быть не меньше 14 календарных дней.

Есть нюансы. Делить отпуск можно, но одна его часть должна составлять не менее двух недель.

Право на отпуск за первый год работы возникает у сотрудника через шесть месяцев его непрерывной работы у работодателя. Поэтому вначале выясним, как рассчитать этот стаж.

На заметку. Отпуск можно предоставить до истечения полугода работы.


По соглашению сторон работник может уйти в оплачиваемый отпуск и до истечения шести месяцев. Более того, по желанию работника в указанный срок работодатель обязан предоставить отпуск:

  • женщинам перед отпуском по беременности и родам или сразу после него;
  • несовершеннолетним работникам;
  • работникам, усыновившим ребенка в возрасте до трех месяцев;
  • в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Итак, в стаж, дающий право на основной оплачиваемый отпуск, входят периоды (ст. 121 ТК РФ):

  • фактической работы;
  • когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность) в соответствии с законодательством (время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные и выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха);
  • вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы;
  • пропуска работы из-за непройденного обязательного медосмотра не по вине сотрудника;
  • отпусков без сохранения заработной платы, предоставленных по просьбе работника, которые не превышают 14 календарных дней в течение рабочего года.

Заметим, в стаж работы, дающий право на дополнительный оплачиваемый отпуск за работу с вредными и опасными условиями труда, включается только время, фактически отработанное в подобных условиях.

В стаж не включается время, когда работник:

  • отсутствовал на рабочем месте без уважительной причины;
  • был отстранен от работы в случаях, указанных в ст. 76 ТК РФ (при появлении на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения, выявлении в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения сотрудником работы и т.д.);
  • находился в отпуске по уходу за ребенком.

Пример 1. Р.П. Зорин работает в ООО «Вернисаж». Для целей предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска первый рабочий год сотрудника длится с 1 июня 2010 г. по 30 мая 2011 г.

В течение рабочего года сотрудник три раза брал отпуск без сохранения зарплаты: с 12 по 18 июля, с 22 по 30 ноября 2010 г. и с 9 по 17 марта 2011 г. Всего — 25 календарных дней. Ежегодный оплачиваемый отпуск в 28 календарных дней предоставлялся в декабре 2010 г. Когда Р.П. Зорин вправе в 2011 г. уйти в отпуск по закону?

Если бы сотрудник не брал отпуска за свой счет, право на очередной оплачиваемый отпуск у него возникло бы с 1 июня 2011 г. Согласно ст. 121 ТК РФ в стаж, дающий право на основной отпуск, включаются периоды отпусков без сохранения зарплаты, если они не превышают 14 календарных дней. Продолжительность неоплачиваемых отпусков в течение рабочего года составила 25 календарных дней, поэтому дата окончания рабочего года сдвинулась на 11 календарных дней (25 календ. дн. — 14 календ. дн.).

Таким образом, второй рабочий год Р.П. Зорина начнется с 11 июня 2011 г. Именно с этой даты у него возникнет право на очередной оплачиваемый отпуск. Заметим, по соглашению сторон трудового договора ежегодный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и ранее.

Без графика отпусков не обойтись

Всем известно, что пик отпусков приходится на лето. Однако график отпусков на 2011 г. нужно было подготовить не позднее 17 декабря 2010 г.

Для справки. График отпусков по форме N Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) составляется ежегодно не позднее чем за две недели до наступления календарного года. В соответствии с ним определяется очередность предоставления оплачиваемых отпусков.

Составляя график отпусков, бухгалтеру необходимо руководствоваться прежде всего трудовым законодательством об отпусках. Для начала следует вычислить стаж работы, дающий право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск. В первую очередь это касается недавно принятых на работу сотрудников. Напомним, что по общему правилу они могут уйти в отпуск, отработав шесть месяцев. Следовательно, бухгалтер должен проследить, чтобы указанный период истек. Далее определяется продолжительность отпуска, положенного каждому работнику. Затем устанавливается очередность предоставления отпусков в течение года. При этом следует учитывать особенности производства, возможность взаимозаменяемости работников в отделах, а также пожелания сотрудников.

Работодатель и работники должны соблюдать очередность и сроки, установленные графиком отпусков. Так, сотрудник не вправе уйти в отпуск не по графику без разрешения работодателя. Правда, стороны вправе по взаимному согласию перенести отпуск на более раннее или, наоборот, позднее время. При этом отложенный отпуск нужно использовать до истечения 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он полагался. Обратите внимание: запрещается не предоставлять отпуск в течение двух лет подряд. Лицам моложе 18 лет и занятым на работах с вредными или опасными условиями труда ежегодный отпуск обязателен.

При подготовке графика отпусков бухгалтеру следует помнить, что некоторые категории работников вправе уйти в отпуск в удобное для них время. Например, к ним относятся граждане младше 18 лет (ст. 267 ТК РФ). Совместителям отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ). Муж может взять ежегодный оплачиваемый отпуск в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ). При этом неважно, сколько времени он отработал перед этим.

Ситуация. Кого можно отозвать из отпуска.
Не исключено, что ушедший в отпуск работник срочно потребуется работодателю. Как правило, такое случается в небольших организациях, где каждый сотрудник выполняет свои обязанности и не может подменить другого. В этом случае работника разрешено отозвать из отпуска, но только если он сам согласен выйти на работу раньше времени. Неиспользованная часть отпуска предоставляется по выбору сотрудника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединяется к отпуску за следующий рабочий год. Заметим, трудовое законодательство запрещает отзывать из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и сотрудников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда.

Этап первый: информируем работника об отпуске и оформляем документы

Известно, что работодатель должен известить работника под роспись о наступлении отпуска за две недели до его начала. Трудовой кодекс не оговаривает, как это нужно сделать. Обычно составляют уведомление, в котором указывают дату начала отпуска и его продолжительность. Сотрудник расписывается на документе, подтвердив тем самым, что он ознакомлен с уведомлением.

Работодатель может выбрать иной способ уведомления работника о предстоящем отпуске. Например, дополнить график отпусков одиннадцатым столбцом, в котором работники будут ставить свои подписи, подтверждающие, что им известна дата начала отпуска. В этом случае график отпусков следует предъявлять работникам за две недели до начала отпуска. Внесение изменений в форму графика отпусков утверждается приказом руководителя.

Важное обстоятельство. Работодатель вправе с согласия работника перенести отпуск на следующий рабочий год только в исключительных случаях. А именно когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации.

Многие кадровые сотрудники требуют, чтобы все работники писали заявления на отпуск. Однако если отпуск предоставляется по графику, это вовсе не обязательно. Заявления требуются только от тех, кто уходит в первый отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы в организации.

Если в отпуск уходит один работник, сотрудник отдела кадров (или бухгалтер, если кадровым делопроизводством занимается он) готовит приказ по форме N Т-6, а если несколько — по форме N Т-6а. С приказом нужно ознакомить работника под роспись. На основании приказа в личной карточке (форма N Т-2) и лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а) работника нужно сделать отметки о предоставлении отпуска.

Кроме того, необходимо составить записку-расчет по форме N Т-60. На лицевой стороне записки-расчета указывают общие данные (Ф.И.О. работника, структурное подразделение, в котором он работает, должность, длительность и вид отпуска), а на оборотной стороне рассчитывают сумму отпускных, положенных работнику.

На заметку. Когда работодатель не вправе отказать в переносе отпуска
Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, если сотрудник в период отпуска заболел или исполнял государственные обязанности, на время выполнения которых он по закону освобождается от работы. Кроме того, по письменному заявлению работника отпуск придется перенести на другой срок, если сотруднику своевременно не были выплачены отпускные либо он был предупрежден о времени начала отпуска позднее, чем за две недели до его начала.

Этап второй: рассчитываем средний заработок

Чтобы определить сумму отпускных, нужно вычислить средний дневной заработок работника и умножить его на число календарных дней отпуска. При этом руководствуются ст. 139 ТК РФ и Положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее — Положение). О том, как рассчитать средний дневной заработок, мы писали в прошлом году, поэтому сейчас остановимся на общих правилах.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков равен сумме начисленных выплат в пользу работника за 12 календарных месяцев, предшествующих началу отпуска, деленной на 12 и на 29,4. При этом календарным месяцем считается период с первого по последнее число месяца.

Памятка. 29,4 — среднее число календарных дней в месяце.

При определении среднего заработка учитываются все вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда (заработная плата, надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет, выплаты, связанные с условиями труда, и т.д.). А вот выплаты социального характера и иные доходы работников, не относящиеся к оплате труда, в расчет не входят (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг и др.).

Есть нюансы. По общему правилу средняя заработная плата для оплаты отпусков определяется за последние 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. Однако в коллективном договоре или локальном нормативном акте может быть установлен другой расчетный период, если это не ухудшает положения сотрудников.

При исчислении среднего заработка следует исключать периоды, а также начисленные за это время суммы, когда (п. 5 Положения):

  • за работником сохранялся средний заработок согласно законодательству, кроме перерывов для кормления ребенка, предусмотренных ст. 258 ТК РФ;
  • работник получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;
  • сотрудник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от сторон трудового договора;
  • сотрудник не мог работать из-за забастовки, в которой не принимал участия;
  • работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
  • работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты.

Если расчетный период отработан частично

Редкий случай — 12 месяцев отработаны полностью (хотя бы потому, что 28 календарных дней из этого периода обычно приходятся на отпуск). О том, как рассчитать средний заработок, если из расчетного периода исключались какие-либо периоды, говорится в п. 10 Положения. В этом случае он равен сумме выплат, деленной на количество дней в периоде, которое вычисляется по формуле:


КД = 29,4 x n + 29,4 : КД1 x КДр1 + 29,4 : КД2 x КДр2 + ... + 29,4 : КДi x КДрi,

где КД — количество календарных дней в расчетном периоде;
n — количество месяцев, отработанных полностью;
КД1, КД2, КДi — число календарных дней в первом, втором... i-м месяце, отработанном не полностью;
КДр1, КДр2, Кдрi — число отработанных календарных дней в первом, втором... i-м месяце, отработанном не полностью.

Памятка. Запрещается не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд. Лицам, которые не достигли 18 лет, и сотрудникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда, ежегодный отпуск предоставляется в обязательном порядке.

Пример 2. Г.Н. Ершов работает в ООО «Серпантин», применяющем УСН. С 16 мая 2011 г. он уходит в отпуск. В августе 2010 г. ему предоставлялся ежегодный оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней, а с 3 по 12 ноября 2010 г. включительно сотрудник болел. Все остальные месяцы расчетного периода (с 1 мая 2010 г. по 30 апреля 2011 г.) отработаны полностью. За последние 12 календарных месяцев выплаты в пользу Г.Н. Ершова составили 450 900 руб., из них:

  • отпускные — 31 900 руб.;
  • выплаты по листку нетрудоспособности — 11 600 руб.;
  • заработная плата — 407 400 руб.

Рассчитаем средний заработок Г.Н. Ершову для начисления отпускных.

В учитываемую сумму выплат не входят средний заработок, сохраняемый за работником во время отпуска, и пособие по временной нетрудоспособности, поэтому отпускные будут рассчитываться исходя из 407 400 руб.

Полностью сотрудник отработал 10 месяцев из 12, а также 3 календарных дня в августе и 20 календарных дней в ноябре 2010 г. Чтобы определить количество календарных дней в расчетном периоде, учитываемых для исчисления среднего заработка, воспользуемся приведенной формулой. Получим 316,45 календарных дней (29,4×10 мес. + 29,4 : 31 календ. дн. x 3 календ. дн. + 29,4 : 30 календ. дн. x 20 календ. дн.). Следовательно, средний дневной заработок Г.Н. Ершова равен 1287,41 руб. (407 400 руб. : 316,45 календ. дн.).

Для справки. Работникам, которым установлен суммированный учет рабочего времени, расчет среднего заработка для выплаты отпускных производится в общем порядке (п. 13 Положения).

Если в расчетном периоде нет отработанных дней

Возможна ситуация, когда 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску, полностью состоят из времени, исключаемого из расчетного периода согласно п. 5 Положения. Тогда сумма отпускных рассчитывается исходя из выплат, начисленных работнику за предшествующий период, равный расчетному (п. 6 Положения). А если сотрудник не имел начисленной заработной платы или отработанных дней как за расчетный период, так и до его начала? В этом случае для определения среднего заработка берут суммы, начисленные за фактически отработанные дни в месяце наступления отпуска (п. 7 Положения). Если же и в этом месяце сотрудник не работал или ему не начислялась заработная плата, отпуск оплачивается исходя из установленных работнику тарифной ставки или должностного оклада (п. 8 Положения).

Ситуация. Если выплат за отработанное время нет.
Если в расчетном, а также в более раннем периоде и в месяце начала отпуска выплаты за отработанное время отсутствуют, отпускные исчисляются исходя из оклада или тарифной ставки. В этом случае для определения среднего заработка должностной оклад нужно поделить на среднемесячное число календарных дней, то есть на 29,4.

Пример 3. Е.В. Шамова работает юристом (должностной оклад — 26 000 руб. в месяц) в ООО «Никта», применяющем УСН. С марта 2009 г. сотрудница находилась в отпуске по беременности и родам, а затем в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет. 11 мая 2011 г. Е.В. Шамова решила прервать отпуск по уходу за ребенком и выйти на работу. Однако в тот же день у нее заболел муж, и сотрудница оформила больничный лист по уходу за больным членом семьи, который был закрыт 15 мая. Сразу после этого, 16 мая, Е.В. Шамовой был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск. Рассчитаем сумму среднего заработка для начисления отпускных.

В расчетном периоде (с 1 мая 2010 г. по 30 апреля 2011 г.) Е.В. Шамова находилась в отпуске по уходу за ребенком и не имела заработка. В этом случае отпускные рассчитываются исходя из среднего заработка за 12 календарных месяцев, предшествующих расчетному периоду, то есть за период с 1 мая 2009 г. по 30 апреля 2010 г. Однако и в это время работница зарплату не получала. Значит, отпуск следует оплачивать исходя из зарплаты, начисленной в месяце предоставления отпуска — мае 2011 г.

С 11 по 15 мая Е.В. Шамовой выплачивалось пособие по временной нетрудоспособности, которое при расчете среднего заработка не учитывается. Получается, в мае 2011 г. работница также не имела заработка, на основании которого можно было бы рассчитать отпускные. При таких обстоятельствах рассчитывать отпускные нужно исходя из должностного оклада. Следовательно, средний дневной заработок для оплаты ежегодного отпуска Е.В. Шамовой составил 884,35 руб. (26 000 руб. : 29,4 календ. дн.).

Для справки. Согласно ст. 256 ТК РФ по заявлению женщины ей предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет. При этом с первого дня отпуска до достижения ребенком возраста полутора лет работнице выплачивается пособие по уходу за ребенком, а после того как ребенку исполнилось полтора года — пособие на ребенка, размер которого устанавливается нормативными правовыми актами субъектов РФ.

Этап третий: начисляем и выплачиваем отпускные

Зная средний заработок, начислить отпускные несложно. Берем сумму среднего заработка и умножаем на количество календарных дней в отпуске. Еще раз напомним, что нерабочие праздничные дни исключаются из отпуска. Поэтому и начисления за эти дни не производятся.

Ситуация. Если отпуск предоставляется в рабочих днях.
Сотрудникам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев, а также сезонным работникам отпуск предоставляется в рабочих днях (ст. ст. 291 и 295 ТК РФ). В этих случаях отпускные рассчитываются исходя из среднего дневного заработка, который равен частному от деления суммы выплат на число рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели (п. 11 Положения).

После начисления отпускные выплачиваются работнику. Напомним, что в соответствии со ст. 136 ТК РФ отпуск должен быть оплачен не позднее чем за три дня до его начала. Из суммы начисленных отпускных нужно удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет.

Пример 4. С.В. Галкина работает менеджером в ООО «Хризолит», применяющем УСН. Сотруднице предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск с 1 по 15 июня 2011 г. включительно. Среднедневной заработок для начисления отпускных равен 1534,15 руб. Рассчитаем сумму отпускных к начислению.

12 июня — день России, согласно ст. 112 ТК РФ это нерабочий праздничный день. Поэтому он исключается из отпуска, и продолжительность отпуска составит 14 календарных дней (15 календ. дн. — 1 календ. дн.). Сумма отпускных к начислению — 21 478,1 руб. (1534,15 руб. x 14 календ. дн.).

Нюансы, требующие особого внимания. Если работник попросил заменить часть основного отпуска денежной компенсацией, ему придется отказать — это прямо запрещено ТК РФ. Единственное исключение — компенсация при увольнении.
Время, когда работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты, исключается из расчетного периода. Отпускные в этом случае рассчитываются по специальной формуле.

Выплатить отпускные работнику следует не позднее чем за три дня до начала отпуска.

ПС Консультант Плюс

Все публикации