Пример оформления личного листка по учету кадров

Кадровики не должны вести личные дела работников в том случае, если работа в этой организации или учреждении ни коим образом не связана с прохождением госслужбы. Однако, в ряде случаев личные дела могут подлежать учету в номенклатуре дел на предприятии, а их оформление и форматирование будет проводиться в строгом соответствии с реально действующими положениями о делопроизводстве. Примером такого случая может стать ситуация, когда возникает прямая необходимость в том, чтобы осуществлять ведение личных дел сотрудников и их будут вести в кадровом делопроизводстве наряду с другими делами предприятия.

Особенностью этой категории документов можно назвать то, что они формируются на протяжении несколько лет, на протяжении которых сотрудником осуществляется работа на предприятии. Исходя из положений п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций (дальше в тексте определены как «Основные правила»), в силу таких особенностей личные дела не будут завершены в конце календарного года. В этом состоит их главная отличительная черта от документов общего делопроизводства. Другими словами, личные дела — дела переходящие.

Личный листок представляет собой анкету, то есть форму представления текста унифицированного характера, который дает характеристику того или иного объекта по его основным признакам. Обобщенные названия признаков, в данном случае, будут выполнять роль постоянной информации, а их характеристики — переменной информации.

В п.11 Инструкции указан перечень требований, относительно заполнения личного листка по учету кадров. Поступающий на работу обязан собственноручно в едином экземпляре заполнить личный листок. При заполнении личного листка не допускаются исправления, помарки на основании трудовой книжки, военного билета, паспорта, а также иных личных документов. Сотрудники отдела кадров не имеют права заполнять личный листок, даже на основании вышеуказанных документов.

Пример оформления личного листка по учету кадров - скачать