Порядок изменения в кадровых документах при изменении персональных данных работника

Дата публикации: 05.09.2010

Когда один из работников меняет фамилию, возникает необходимость внесения соответствующих изменений в кадровые документы. О том, в каком порядке это следует делать, мы и постараемся выяснить.

Поскольку бухгалтерские и кадровые документы содержат персональные данные, при их изменении работник должен подать заявление с просьбой о внесении соответствующих изменений в документах, содержащих его персональные данные. К заявлению прикладываются копии подтверждающих документов, например, свидетельство о браке или его расторжении.

На основании данного заявления издается «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника». Данный приказ служит основанием для внесения необходимых изменений в личную карточку, трудовую книжку, лицевой счет и другие бухгалтерские и кадровые документы.

Заметим, что согласно ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации, изменения персональных сведений, в частности фамилии работника, рассматриваются как «недостающие сведения» и вносятся в трудовой договор, при этом отсутствует необходимость заключения к нему дополнительного соглашения. Отдельное соглашение необходимо только в случае изменения условий трудового договора.

Однако некоторые работники кадровых служб, ссылаясь на ст. 57 ТК РФ, полагают, что в данном случае дополнительное соглашение необходимо, поскольку изменение фамилии считаются не «недостающими сведениями», а «измененными». Поэтому для подстраховки многие кадровики предпочитают наряду с внесением изменений в трудовой договор также заключать дополнительное соглашение.

Следует подробнее остановиться на порядке внесения изменений в документы работника.

Изменение записи в трудовой книжке производится на ее титульном листе, при этом устаревшие данные перечеркиваются одной чертой, а новые сведения вписываются над или под перечеркнутыми. С внутренней стороны обложки трудовой книжки указывается ссылка на соответствующие документы, заверенная подписью работодателя и печатью организации.

Внесение изменений в личную карточку и другие документы производится аналогичным образом — устаревшие данные перечеркиваются одной чертой, а новая информация вписывается справа или сверху. При этом сделанная запись обязательно заверяется подписью работника отдела кадров.

Все публикации