Книга учета доходов и расходов: вести или не вести?

Книга учета доходов и расходов (включая порядок ее заполнения), которую должны вести предприятия и ИП, работающие по УСН, утверждена приказом Минфина № 167н от 30.12. 2005 г. и № 152н от 27.11. 2006 г.

Налоговым периодом по ЕСН является календарный год (НК, ст. 346.19, п.1), в связи с чем Книга учета доходов и расходов открывается именно на этот срок.

Хозяйственные операции в Книге отражаются строго в хронологическом порядке, а базой для них служат первичные документы. Ошибочные записи, внесенные в Книгу, исправляются за подписью руководителя компании или ИП с проставлением под ней даты и печати.

В состав Книги входит Титульный лист и три раздела: поквартальное отражение доходов и затрат, расчет расходов, требующихся для приобретения основных средств и расчет налоговой базы по ЕСН.

В ручном или электронном виде?

Ведение Книги учета доходов и расходов осуществляется вручную или электронно.

Если Книга заполняется вручную, она сначала прошнуровывается и пронумеровывается, а на ее последней странице записывается число страниц. Данная запись должна быть заверена подписью руководителя или ИП и печатью. В начале года Книга предъявляется в налоговую инспекцию для подписания и проставления штампа.

Если Книга ведется электронно, то ее листы распечатываются после каждого отчетного (налогового) периода. В конце года их следует прошить и пронумеровать. На последней странице также указывается количество листов, а запись подписывается руководителем и скрепляется печатью. Книга предъявляется налоговикам вместе с декларацией по ЕСН за год.

Нельзя совмещать оба варианта ведения Книги. Согласно письму № 03-11-05/4 от 16.01. 2007 г., «упрощенцы» вправе перейти на электронное заполнение Книги в течение года, но все равно должны распечатывать ее на бумаге в конце каждого квартала.

По окончании налогового периода Книга хранится в течение 4-х лет (НК, ст.23, п.1, подп. 8).

Если книгу не вести...

Согласно п.3 ст.4 Федерального закона № 129-ФЗ от 21.11.1996 г. «О бухгалтерском учете», предприятия, перешедшие на УСН, не обязаны вести бухучет, если иное не предусмотрено данным Законом. Предприятия и ИП, использующие УСН, осуществляют ведение доходов и расходов в соответствии с главой 26.2 НК РФ.

Организации и ИП, работающие по УСН, обязаны вести налоговый учет для определения налоговой базы и налогового платежа на основании книги учета доходов и расходов (НК, ст. 346.24, п. 1). Данные нормативные акты и цели ведения книги учета доходов и расходов не считают эту Книгу регистром бухучета.

В НК РФ (ст.120) говорится насчет ответственности за серьезные нарушения объектов налогообложения и правил учета доходов и расходов, например, неимение первичных документов, регистров бухучета или счетов-фактур. Однако эта статья не предусматривает применение штрафных санкций за отсутствие Книги учета доходов и расходов и регистров налогового учета.

Как утверждают чиновники, если предприятие или ИП не заверили Книгу учета доходов и расходов в налоговой инспекции, можно считать, что они не ведут ее и могут понести ответственность, оговоренную в Налоговом кодексе РФ (ст. 126).

Таким образом, по утверждению Минфина, налогоплательщики, применяющие УСН и не ведущие Книгу учета доходов и расходов, не могут быть оштрафованы по ст.120 Налогового кодекса. Это касается и тех предпринимателей, которые заполняют Книгу, но допускают в ней наличие ошибок или не заверяют ее в налоговом органе.

Кроме того, минфиновцы отмечают, что штрафные санкции по ст. 120 Налогового кодекса можно применять к организациям или ИП только в том случае, если у них нет регистров бухгалтерского учета. Что касается Книги учета доходов и расходов, то она, естественно, является регистром налогового учета (согласно статье 346.24 НК РФ). Ведь суть ведения данной Книги заключается в том, что на ее основании рассчитывается сумма единого налога. А раз это налоговый регистр, нельзя за его отсутствие оштрафовать фирму или ИП на 5000 рублей по статье 120. Также в данной статье не оговаривается наказание за неправильно составляемые налоговые регистры, а также за то, что их не заверили в налоговом органе. Такие нарушения штрафуются согласно ст. 126 НК РФ на сумму 50 рублей.